Quando falamos em segurança e saúde do trabalho, é fundamental que as empresas mantenham uma boa organização dos documentos relacionados aos seus colaboradores — mesmo após o encerramento do vínculo empregatício. Mas você sabia que algumas documentações precisam ser arquivadas por até 20 anos?
Essa exigência vem, principalmente, das Normas Regulamentadoras (NRs) do Ministério do Trabalho e está diretamente ligada à preservação de direitos dos trabalhadores e à proteção jurídica da empresa.
Mas por que tanto tempo?
Algumas doenças ocupacionais, como perda auditiva, problemas respiratórios e distúrbios musculoesqueléticos, não aparecem de forma imediata. Elas podem se manifestar anos após a exposição ao risco. Por isso, é essencial que a empresa tenha como comprovar que cumpriu todas as obrigações legais e ofereceu condições seguras de trabalho.
O que diz a legislação?
A NR-07 (Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional – PCMSO), por exemplo, determina que os prontuários médicos dos trabalhadores devem ser mantidos por, no mínimo, 20 anos. Já a NR-09 (Programa de Prevenção de Riscos Ambientais – PPRA), que foi substituída pelo PGR (Programa de Gerenciamento de Riscos), também reforça a importância de guardar os registros de monitoramento ambiental e ações de controle.
Além disso, outras legislações, como a Lei nº 8.213/91, que trata da aposentadoria especial, podem solicitar documentos que comprovem a exposição a agentes nocivos mesmo décadas depois.
Quais documentos devem ser guardados?
- ASO (Atestado de Saúde Ocupacional)
- Prontuário médico
- Laudos técnicos (como LTCAT e PGR)
- Fichas de EPI assinadas
- Registros de treinamentos obrigatórios
- Relatórios de exames complementares
- Comunicações de Acidente de Trabalho (CAT)
Benefícios de manter essa documentação:
- Evita passivos trabalhistas e ações judiciais
- Garante conformidade com as NRs
- Facilita o acesso a informações históricas do ambiente de trabalho
- Protege a empresa em casos de pedidos de aposentadoria especial ou indenizações
A guarda de documentos por até 20 anos não é apenas uma exigência legal — é uma prática que demonstra responsabilidade, transparência e compromisso com a saúde e segurança dos colaboradores, mesmo após o fim do contrato de trabalho.
Na Meromed, ajudamos sua empresa a manter todos os processos organizados e dentro das normas, oferecendo gestão documental eficiente e suporte completo em saúde ocupacional.